Apps para eventos. Características y funciones

La tecnología ha irrumpido en el sector de los eventos para convertirlos en actividades más atractivas, más eficaces y más participativas. El organizador encuentra en ella herramientas que facilitan su trabajo, y el asistente a un congreso, a una feria o a un evento corporativo percibe la actividad como una experiencia más grata, fluida e interesante.

Una aportación tecnológica de primera magnitud son las aplicaciones para móviles, las famosas apps, que comprimen una gran cantidad de información y posibilidades de interactividad en el pequeño smartphone que hoy en día todo el mundo lleva en el bolsillo. Un mundo de posibilidades basadas en la movilidad y la interacción, que ya son imprescindibles en cualquier encuentro  de carácter profesional que se precie. En definitiva, la tecnología al servicio de los eventos.

Aunque las apps ofrecen una gran cantidad de posibilidades y variedades, casi todas las que se aplican a los eventos comparten algunas características comunes:

1. Dispositivos

Cada vez más apps son aptas para todo tipo de dispositivos, sean móviles o tabletas, y cuentan con versiones aplicables a IOS, Android, Blackberry y Windows.

2. Personalización

Todas permiten personalizar el aspecto de la app incorporando el logo y los colores corporativos de la organización o del evento mismo, si éste dispone de su propia identidad visual. Además, es posible (y conveniente) añadir los logos de los patrocinadores y/o expositores, dando la posibilidad adicional de introducir banners interactivos a través de los cuales el usuario podrá acceder rápidamente a sus webs o perfiles sociales.

La página de inicio tiene la ventaja de poder organizarse como un puzzle, de manera que contenga todos los módulos necesarios para acceder a las distintas funcionalidades, que en cada evento pueden ser distintas, dependiendo de sus características específicas.

 

3. Funcionalidades

Aunque también las funcionalidades se pueden (y deben) personalizar, existen algunas que son comunes a todo tipo de eventos:

• Programa: clasifican las ponencias, sesiones, actividades, etc., indicando los horarios y ubicaciones respectivas
• Ponentes: La app proporciona el perfil de cada ponente, en fichas individualizadas, y la forma de contactar con ellos a través de diversos canales
• Agenda: Se utiliza para añadir notas, encuestas, chat y otras formas de comunicación, que el asistente puede personalizar, a su vez, introduciendo datos sobre sus propios intereses, entrevistas, citas, etc.
• Mapas: La app proporciona mapas interactivos que indican la localización del recinto que acoge el evento y, dentro de él, distintos emplazamientos (salones, restaurantes, salas de conferencias, etc.), utilizando el GPS o la red de datos para conducir a los asistentes a los puntos de interés.
• Otros: También se pueden añadir botones con otros datos, como una carta de bienvenida del organizador, teléfonos de emergencias, indicaciones sobre el transporte público, datos para acceder a la wifi, juegos, concursos, etc.

 

 

4. Interacciones y comunicación

La comunicación y la interacción constituyen la piedra angular del evento. Y por eso la app gira en torno a ellos. La idea es que todos puedan comunicarse con todos en tiempo real. Las interacciones se pueden producir a través de distintos medios:

• Redes sociales: Los asistentes pueden acceder a sus perfiles sociales desde la propia app y, por ejemplo, tuitear sobre una sesión o un ponente directamente desde ella. También pueden acceder a los perfiles sociales de la organización, los patrocinadores y el propio evento.

Es interesante lograr que los participantes dispongan de la app con antelación al encuentro, ya que la actividad en las redes sociales en la fase previa también genera expectación e interés por el evento, contribuyendo a su difusión.

• Comunicación directa: El asistente puede comunicarse directamente con la organización, los patrocinadores y otros asistentes. También con los ponentes, ya que la app le da la posibilidad de formular preguntas escritas en directo.
• Networking: Existe la opción de abrir un chat que conecte a un participante con otro o con un grupo, facilitando la interactuación y las relaciones sociales y comerciales, que son uno de los alicientes de los eventos, principalmente en congresos y ferias.
• Opiniones de los asistentes: A la organización le interesa conocer la opinión de los participantes en el evento, por lo que les invita a opinar sobre las sesiones y los ponentes, a calificarlos, puntuarlos y, finalmente, a cumplimentar una encuesta de satisfacción De esta manera, se fomenta la participación activa y se obtienen datos cuantificables, ya que los resultados se van incorporando al panel de administración de la app.

 

5. Notificaciones y actualizaciones

El organizador puede enviar notificaciones y actualizaciones al asistente, que las recibirá en su móvil, incluso sin necesidad de tener la aplicación abierta, ya que pueden llegar a través del sistema de alertas del propio aparato. De la misma manera,  el usuario puede programar las alertas que desee.

6. Visualización y descarga de documentos

La app permite la visualización y descarga de archivos y documentos alojados en la nube. Estos pueden ser específicos del evento, como las ponencias o comunicaciones científicas, o de tipo genérico, como guías turísticas, folletos u otra clase de información.

7. Seguridad

Para eventos privados o restringidos, sólo podrán registrarse los asistentes cuyos nombres estén aprobados previamente por la organización, que accederán a la app con una clave.

8. Analítica y evaluación

Para los organizadores el evento no termina cuando los asistentes se van. Al contrario, queda aún mucho trabajo por hacer. Una de las tareas irrenunciables del post-evento es la evaluación y análisis del mismo, lo que  permitirá conocer cifras, resultados y consecución de objetivos. La app mide la participación y el comportamiento de los asistentes, analizando  las cifras y proporcionando estadísticas, gráficos y recuentos que mostrarán el número de participantes, de preguntas, de tuits, de notas, de contactos, etc. Sin duda, una información muy valiosa para la organización.

 

9. Sostenibilidad

No es una cuestión menor la del respeto al medio ambiente y la economía de medios que una app proporciona, ya que permite ahorrar papel, tinta, archivos y espacio, contribuyendo a la sostenibilidad del evento.

Existe una enorme cantidad de proveedores de apps. Sin ánimo de excluir a ninguna, las que se citan a continuación son de las más interesantes:

CONGRESOMÓVIL

POWERVOTE

EVENTMOBI